Ingreso de nueva reserva individual
Pasos para ingresar una reserva de una sola habitación desde el planning
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Cuando nos referimos a una reserva individual es importante que en el combo Tipo de Reserva esté seleccionada Individual.
El próximo paso es elegir la fecha de ingreso de la persona; para esto nos fijamos en el calendario que se encuentra en la izquierda y vemos si de ahí a 15 días más se encuentra nuestra reserva. Sino cambiamos la fecha desde ahí mismo o bien podemos avanzar con las flechas de la derecha o izquierda.
Ahora bien para realizar la reserva, pincho con el mouse en la fila de la habitación deseada, comenzando en la columna que corresponda con la fecha de entrada, luego arrastro el mouse hasta la columna de la fecha de salida.
Una vez realizada dicha acción se abrirá la siguiente ventana
En esta pantalla es donde debemos completar los datos de la reserva.
Datos importantes a cargar:
- Datos del pasajero titular
- Origen de reserva
- Revisar que la fecha desde/hasta sea la correcta
- Segmento
- Régimen
- Motivo
- QPax
Cargar los datos del pasajero titular a la reserva
Selecciono la flecha que se encuentra en la derecha, siguiendo la línea del cabezal que dice Datos del Pax Titular. Al seleccionar ahí se despliega lo siguiente
Es importante cargar todos los puntos que aparecen en la ventana que se desplegó de color verde.
Estos datos nos facilitan tareas futuras y nos generan una mejor base de datos de nuestros clientes.
Para finalizar selecciono el botón que dice Grabar Nueva Reserva y queda pronta nuestra reserva individual desde el planning.
Ingreso de nueva reserva grupal
Pasos para ingresar una reserva grupal desde el planning
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Cuando nos referimos a una reserva grupal es importante que en el combo Tipo de Reserva esté seleccionada Grupo.
Para seleccionar las fechas de ingreso y egreso se realiza de la misma forma que las reservas individuales.
La diferencia es que cada vez que marco una habitación me abre la siguiente pantalla para confirmar la habitación:
Selecciono el botón Confirmar Ingreso y luego Salir.
Una vez que seleccioné todas las habitaciones que forman parte del grupo el planning se debería ver de la siguiente forma:
Para finalizar la reserva se debe hacer doble clic sobre una de las líneas para que se despliegue la pantalla con los datos básicos de la reserva y de esta forma completar el ingreso.
En una primera instancia se despliega una pantalla con las habitaciones seleccionadas con el fin de confirmar el ingreso.
Verifico que las habitaciones y fechas sean las correctas y selecciono el botón Ingresar Reserva.
Luego de eso se me abre la siguiente ventana para cargar los datos básicos de la reserva:
Luego de cargar los datos necesarios selecciono el botón Confirmar y se me cargará una línea por habitación a la reserva, lo veré de la siguiente forma:
Por último, selecciono el botón salir y veré la reserva grupal a nombre de Juan Perez en el planning
Ingreso de nueva reserva grupal a partir de una individual
La otra forma de hacer el ingreso de una reserva grupal es ingresando como reserva individual y luego comenzar a cargar cada uno de los tipos de habitación con la cantidad de habitaciones deseadas.
Al utilizar esta metodología las habitaciones quedan sin número y luego en una segunda etapa se debe proceder a realizar la asignación de habitaciones.
Una vez ingresada la reserva individual, se debe salir al planning y luego hacer doble clic sobre la misma para ingresar a modificarla
Lo que hago es moverme a la solapa Reservar Hab sin asignar número y ahí selecciono los datos que pide. Por último, selecciono el botón que dice Reservar y de esta forma generé una reserva a un tipo de habitación.
De esta forma me genera una reserva sin asignarle una habitación, esto es una tarea próxima a realizar.
Podemos ver los siguientes cambios en la pantalla luego de realizada
El ícono en la parte superior a la izquierda refiere con que existe una reserva que no tiene habitación asignada.
Las personitas que aparecen en la reserva de Juan Perez, refieren a que Juan Perez tiene una reserva Grupal.
Ahora bien, para asignarle una habitación a la reserva que quedo open, lo que debo hacer es:
Hacer click sobre el ícono de la izquierda
Arrastrar la reserva correspondiente a la habitación que deseo.
Una vez que hago click sobre el ícono, se me despliega la siguiente pantalla:
Luego me paro sobre la línea de la reserva que apareció en la pantalla desplegada y la arrastro a la habitación que deseo.
Me saldrá la siguiente pantalla para confirmar que sea la habitación que deseo:
Si es, presiono el botón confirmar y en el planning podré ver las asociadas y transformadas en una reserva grupal.
Ingreso de nuevo bloqueo de habitación
Existe la posibilidad de bloquear habitaciones para un determinado período por un motivo particular para hacer esto debemos
Pasos para ingresar un nuevo bloqueo.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Cuando nos referimos a un bloqueo es importante que en el combo Tipo de Reserva esté seleccionada Bloqueo Hab.
Luego debemos comenzar a marcar habitaciones de la misma forma que se hace para hacer una reserva grupal.
Luego de que selecciono la habitación a bloquear arrastrando el período de la misma forma que si hiciera una reserva, me abrirá la siguiente pantalla para confirmar:
Luego que confirmo, la veré de la siguiente forma en el planning:
Luego hago doble click sobre el bloqueo para darle un motivo de bloqueo:
Por último, selecciono el botón Confirmar Bloqueo y en el planning podré saber el motivo por el cual dicha habitación se encuentra bloqueada en ese período.
Cancelación de reservas
Pasos para cancelar una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Para cancelar una reserva se debe buscar la reserva en el planning y luego con el botón derecho del mouse seleccionar la opción Cancelar Reserva.
Una vez seleccionada la opción de Cancelar Reserva, se despliega la siguiente pantalla; en la misma se debe ingresar el motivo de cancelación y luego seleccionar el botón de Cancelar Reserva.
Modificar datos de reserva
Pasos para modificar una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Seleccionar con el botón derecho sobre la reserva a modificar, luego me paro sobre la solapa modificar y por último sobre la de modificar reserva.
Para modificar cualquier dato de la parte superior de la pantalla se debe presionar el botón Confirmar.
Si la idea es modificar datos de las habitaciones se debe presionar el icono indicado en la línea o el botón Modificar Todo.
Modificar tarifa de reserva
Pasos para modificar la tarifa una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Seleccionar con el botón derecho sobre la reserva a modificar, luego me paro sobre la solapa modificar y por último sobre la de modificar reserva.
Una vez seleccionado eso se nos despliega la siguiente pantalla y voy a tener que seleccionar el ícono verde.
Una vez seleccionado dicho ícono se nos despliega la siguiente pantalla:
Aquí voy a poder corregir por día la tarifa. La misma se modifica en la Columba que dice Pre.Unit.
Luego de modificado lo que fuese necesario selecciono el botón Modificar Todo y queda corregida la tarifa de la reserva.
Ingreso de pasajero titular a una reserva
Pasos para cargar pasajero titular a una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Seleccionar con el botón derecho sobre la reserva a modificar, luego me paro sobre la solapa modificar y por último sobre la de modificar reserva.
Luego selecciono la flecha en donde dice Titular de la Reserva y me va a abrir la siguiente ventana:
Aquí voy a tener 2 opciones:
Pasajero titular es cliente del hotel
En el primer caso que es que el pasajero ya sea un cliente, voy a poder buscarlo en el buscador que aparece en la ventana. Puedo realizar la búsqueda por nombre, apellido y documento.
Una vez encontrado el cliente hago click sobre el número azul (número que hace referencia al cliente) que se encuentra sobre la línea de mi cliente deseado y de esta forma ya queda asignado a la reserva.
NOTA: En esta misma pantalla puedo modificar algún dato de este cliente (ej. El cliente cambió su número de celular)
Nuevo pasajero titular
En el caso de que el pasajero sea un nuevo cliente; lo que se debe hacer es seleccionar el botón Ingresar Nuevo Cliente que aparece en la pantalla mostrada anteriormente.
Este botón nos desplegará la siguiente pantalla para que carguemos los datos de nuestro pasajero titular:
Una vez llenados todos los campos necesarios seleccionamos confirmar y nuestro cliente será asignado a la reserva como pasajero titular.
Ingreso acompañantes a una reserva
Para ingresar los acompañantes de una reserva tengo que hacer doble click en la reserva y seleccionar el ícono que tiene unas personas.
Luego de seleccionar ese botón se despliega la siguiente ventana:
Aquí puedo tener dos opciones:
Acompañantes ya son clientes del hotel
En este caso busco en el buscador por nombre, apellido o cédula; al encontrarlo selecciono el tick verde que se encuentra en al línea de dicho cliente y ay se verá asignado como pasajero acompañante de mi reserva.
Acompañantes no registrados en el hotel
En este caso voy a seleccionar el botón Ingresar Nuevo Pax, se me va a abrir la pantalla de configuración de clientes, completo todos los datos y queda listo.
Ingreso de seña a una reserva
Pasos para cargar pasajero titular a una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Seleccionar con el botón derecho sobre la reserva a modificar, luego me paro sobre la solapa modificar y por último sobre la de modificar reserva.
Luego se debe presionar el botón ingresar pagos.
Una vez presionado el botón ingresar pagos, se despliega una ventana para ingresar el recibo y luego la forma de pago del mismo.
Al presionar el botón nuevo cobro se ingresan los datos del recibo
Una vez confirmado el recibo se despliega la pantalla para el ingreso de la forma de pago.
En dicho ejemplo se debe cargar la forma de pago de los 100 dólares, la misma puede ser: en efectivo, con tarjeta, con cheque u otros (Bancos).
En caso de ser efectivo se debe presionar el botón grabar efectivo de lo contrario se selecciona la opción deseada.
Consulta de habitaciones libres
La forma de consultar las habitaciones libres es visualizando el planning
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
O mediando una consulta que despliega la lista de habitaciones para un período.
Al seleccionar la flecha señalada con un círculo rojo se despliega esa serie de botones.
Debo seleccionar el botón Buscar Habitaciones Libres
Dicho botón nos muestra la siguiente pantalla:
En la misma podemos seleccionar un período de tiempo para ver que habitaciones tenemos libres para la fecha.
Debajo muestra el número total.
Realizar el Check in
Si una habitación se encuentra en estado *SUCIA* no se puede realizar el check in
Para corregir esto vamos a: Hotel/HouseKeeping/Trabajar con habitaciones sucias
Si existiera una reserva para esa misma habitación que no quedo con el chek out realizado. (no puedo realizar un check in si la reserva anterior se encuentra In House).
Pasos para hacer check in a una reserva con habitación asignada.
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Luego hacer click derecho sobre la reserva / Checkin/ChekOut /CheckIn
Realizar el Check Out
Para realizar un check out la reserva no debe tener gastos pendientes de facturar.
En caso de que tenga gastos pendientes, primero se factura y luego se realiza el check out.
Facturación de pendientes en reserva
Para facturar pendientes en esa reserva:
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Facturación seleccionar Facturación de reservas y luego en esta pantalla
Busco Número de habitación a facturar
Hago click en el ícono de la columna Fact Correspondiente a la habitación a facturar
Una vez desplegados todos los movimientos, selecciono los movimientos a facturar, indicando tipo de factura, verificar que el nombre del cliente esté correcto y luego el botón de confirmar.
Se despliega una Pre Factura en la cual verificaremos que los montos e iva se encuentren de forma correcta; Si todo se encuentra bien seleccionamos confirmar nuevamente y facturamos.
En caso de una factura contado se debe indicar la forma de pago y luego hay que presionar el botón que dice enviar factura electrónica.
En caso de una factura a crédito, una vez que se confirma la factura en la pantalla anterior, ya se envía automáticamente a DGI
Finalizada la facturación se vuelve a la pantalla inicial y deberíamos ver que los gastos que antes figuraban como pendientes ya no se encuentran en la pantalla.
Ahora sí nos encontramos en condición de realizar el Check Out.
Check Out
Ir al Módulo del Hotel en el menú de Gestión de Reservas seleccionar Planning de hab.
Luego Botón derecho sobre la reserva / Checkin/ChekOut /CheckOut
