Cada vez que se genera una factura en el sistema en el momento de cargar la forma de pago si el pago es con Tarjeta genera en forma automática un cupon que queda pendiente para ser conciliado en el módulo de Bancos en el menú de Tarjetas.
El proceso de liquidación de tarjetas requiere los siguientes pasos:
1- Verificar que todas las tarjetas estén Configuradas
Se debe ingresar en el módulo de configuración del sistema (herramientas), luego Información General, Tarjetas.
Al ingresar en trabajar con tarjetas se muestran todas las tarjetas y desde el icono modificar se debe ingresar a cargar los datos necesarios para conciliar las tarjetas (Esto se hace una vez y luego no se toca mas).
Donde dice Proveedor se debe asignar el proveedor con su Rut correspondiente para asignarlo a la Tarjeta. (Para generar el formulario 2181)
Luego se debe ingresar en la solapa Conceptos de Retención para cargar todos los conceptos de descuento y una linea con el concepto relacionado a la cobranza.
Se debe ingresar para cada tarjeta los conceptos de retención con la cuenta contable correspondiente y el código para generar el Formulario 2181.
La ultima linea debe estar asociada a la cobranza y se debe ingresar la cuenta puente donde queda dicha cobranza hasta que llegue la fecha real de cobro y se transfiera a la cuenta Bancaria.
En el caso de la cobranza se debe marcar un clic donde dice es un cobro y la cuenta de banco donde se deposita dicho dinero.
2- Generar Liquidación de Tarjetas
Para generar la liquidación de tarjetas se debe ir al módulo de Banco, Gestión de Tarjetas.
Para hacer una liquidación nueva se debe seleccionar la tarjeta de credito y donde dice liquidación Abierta debe estar en Cero ya que si hay un numero mayor a cero significa que la liquidación ya está abierta.
Si la liqudación esta cerrada se debe presionar el boton Abrir liquidación lo que genera un numero correlativo que identeificará a la nueva liquidación.
Una vez abierta la liquidación hay que realizar 3 tareas:
- Conciliar los cupones
- Ingresar Ajustes (Retenciones)
- Ingresar Información de Cobranza
- Chequeo de liquidación y Cierre
2.1- Conciliar los cupones
Para conciliar los cupones que van en dicha liquidación se debe buscarlos por un rango de fechas y por numero de lote y una vez detectado el cupon se puede utilizar el clic verde que se encuentra sobre la derecha de la pantalla (Conciliar) o en su defecto marcar con un clic todos los cupones y luego presionar el botón Conciliar Seleccionados.
En caso de no encontrar el cupon porque se cargo mal o se ingreso en otra tarjeta se puede ingresar un cupon en forma manual con el boton Ingreso Cupones.
2.2- Ingresar Ajustes (Retenciones)
Una vez conciliados todos los cupones correspondientes a la liquidación se debe proceder a cargar todos los conceptos de retención de la Tarjeta.
Esto procedimiento se puede hacer si en forma previa en algún momento se configuró la Tarjeta con los conceptos de retención.
Dichos ajustes se ingresan con el botón Ingresar Ajustes.
Se ingresa la fecha y para cada concepto de retención los montos correspondientes.
En el caso de tarjetas en dólares se puede cargar el tipo de cambio que se obtiene del estado de cuenta y si no se carga el sistema toma el tipo de cambio interbancario en el momento de hacer los asientos.
Para grabar la información se debe presionar el botón Confirmar
2.3 - Ingresar Información de Cobranza
Finalizado el punto 1 y 2 se debe proceder al ingreso de la información de cobranza que puede ser todo en un solo pago o se pueden ingrear varios pagos cada uno con su fecha correspondiente.
Para dicho ingreso se debe presioner el botón Ingresar Información de Cobranza
Se debe cargar la fecha del pago, el importe, cuenta bancaria y para grabar el dato se debe presionar el boton Confirmar.
2.4- Chequeo de Liquidación y Cierre
Finalizada la liquidación se debe hacer un chequeo para validar que el debe y haber suman lo mismo y esto nos permitirá hacer el cierre de la liquidación.
Desde la solapa de Liquidaciones vamos a poder controlar los importes concilados.
Desde esta pantalla se podrá imprimir la liquidación, Consultarla, Modifcar la fecha de liquidación o Cancelarla.
Una vez que la liquidación esta finalizada y el importe debe es igual al haber ya estamos en condiciones de Cerrar la Liquidación.
Para hacer el cierre se debe presionar el botón Cerrar Liquidación que se encuentra en la partes superior de la pantalla.
Una vez Cerrada la Liquidación ya estamos en condiciones de Generar los Asientos Contables de Tarjetas.
3- Generara Asientos Contables de Tarjetas de Crédito
Les recordamos que antes de generar cualquier tipo de asiento es importante que se cargue el Tipo de cambio Interbancario desde el Banco Central.
Esto se realiza desde Configuración, Hoteles y Usuarios, Tipo de Cambio
Desde dicha pantalla hay una solapa Cargar TC desde Banco Central (Uruguay)
Se debe seleccionar el periodo luego con el icono azul se renueva la pantalla para mostar los días y con la flecha Verde se procede a descargar el tipo de cambio del banco central. Luego se debe presionar el boton Grabar Cotizaciones.
Para generar los asientos de Tarjetas de credito se debe ir a Tesorería (Chanchito), Contabilidad, Generación de Asiento Automático.
Ahi seleccionar el período y seleccionar tipo de asiento Tarjetas
Una vez generado los asientos con el boton Validar Asientos se procede a confirmar dichos asientos para que se pueden obtener los informes contables.
Otra cosa importante es verificar la conciliación de asientos para verificar que no queden movimientos sin contabilzar.
Esto se hace desde Contabilidad, Conciliación de Asientos.
Dicha pantalla permite visualizar para cada modelo de asientos los registos existentes, la cantidad ya contabilizada y lo que resta contabilizar.